Com sincronitzar les categories de correus d'Outlook.com amb Outlook 2013

A molts dels que fem servir Outlook.com ens agrada també aprofitar la sincronització amb Outlook 2013 (a.k.a. Outlook d'escriptori) per accedir al nostre correu mitjançant aquesta aplicació d'Office.

Per desgràcia, aquesta sincronització té algunes limitacions i punts febles. La que més he notat en la meva experiència és el que per defecte no se sincronitzen les categories de correus que sí que es mostren a Outlook.com (les categories d'Outlook són l'equivalent a les etiquetes de Gmail). Tot i així, investigant una mica he trobat una solució que permet que sí vegem a Outlook 2013 les categories assignades a cada correuEn aquest post s'explica com implementar-la pas a pas.

Com funcionen les categories d'Outlook

Abans que tot, crec que és bo explicar quines són les particularitats de Outlook que ens porten a aquest problema, però que alhora deixen oberta la porta per a la solució (encara que si volen poden fer scroll i anar directe als passos de la solució).

"

En començar a fer servir Outlook.com (el correu web) ens trobem que aquest ja existeixen una sèrie de categories i filtres per defecteque treballen sense que hàgim de configurar res. Entre aquestes categories per defecte trobem les següents:"

• Actualitzacions socials: agrupa correus de Twitter. Facebook, LinkedIn i similars
• Butlletins: s'assigna als newsletters publicitaris o informatius d'empreses
• Grups: s'assigna a tots els correus provinents de llistes de distribució com Google Groups)
• Documents o fotos: s'assignen segons els arxius adjunts que continguin els correus
• Actualitzacions d'enviament: agrupa els correus de tracking d'enviament de productes

Els correus s'assignen a aquestes i altres categories utilitzant filtres que vénen per defecte, els quals no podem editar i ni tan sols conèixer quines són les regles que segueixen. Tot i això, podem crear nous filtres que assignin correus a aquestes categories. Per exemple, si descobrim que a la categoria d'Actualitzacions socials se li passen els mails de Pinterest, és possible una nova regla perquè a aquests correus se'ls assigni aquesta categoria.

Així mateix és possible crear categories noves, a les quals es poden crear els seus corresponents filtres i regles, i també és possible marcar manualment els correus per assignar-los una categoria, ja sigui nativa o creada per l'usuari.

"

Una vegada aquí, si accedim a Outlook.com mitjançant Outlook 2013 i hem creat algunes categories d&39;usuari>sí mostra aquestes últimes (i només aquestes últimes), però de forma limitada . Les categories d&39;Outlook 2013 tenen colors i permeten executar accions de cerca, però aquestes categories sincronitzades a primera vista no ho permeten. Només es mostra un bloc sense color amb el nom de la categoria."

"

Què passaria si a l&39;Outlook 2013 es creés una categoria amb exactament el mateix nom, i se li assignés un color? La resposta és que funciona per a la nostra finalitat. En crear una categoria equivalent, tots els correus d&39;Outlook.com que tinguin una etiqueta amb aquest nom apareixeran a Outlook 2013 amb la seva categoria bessona>"

El problema que ens queda per resoldre ara és què fer perquè se sincronitzin també les categories natives. A continuació expliquem com abordar això i aconseguir una sincronització completa.

"Primer pas: Convertir totes les categories natives d&39;Outlook a categories d&39;usuari"

"

Com es va explicar abans, la informació de les categories creades manualment ja està disponible a l&39;Outlook d&39;escriptori, però no així la de les etiquetes natives que Microsoft inclou per defecte al webmail. Per resoldre això, convertir aquestes categories en categories d&39;usuari"

Això ho podem aconseguir creant un filtre/regla amb la següent estructura:

"

Per crear la regla hem de fer clic al botó d&39;opcions a la cantonada superior dreta, seleccionar Administrar regles>"

"

Això cal repetir-ho per a totes les categories natives que vulguem que es mostrin a Outlook 2013. I l&39;ideal és que la categoria de usuario>"

"

Una vegada fet això, probablement vulguem amagar les categories natives originals, per evitar que la llista d&39;etiquetes estigui plena de duplicats. Això ho podem fer des del panell Administrar categorías>"

Fent això ja ens lliurem d'haver de veure categories duplicades, i alhora aconseguim treballar només amb categories que es poden sincronitzar amb l'escriptori. Però ens f alta un pas addicional perquè el truc estigui complet.

Segon pas: Crear a Outlook 2013 una categoria equivalent per a cada categoria d'Outlook.com

Ara només ens queda crear els equivalents a Outlook 2013. Per això hem d'anar a la finestra de Categories (pestanya Inici > Categoritzar > Totes les categories) i crear noves categories que tinguin exactament el mateix nom que les etiquetes d'Outlook.com que vulguem sincronitzar. Si hi ha una diferència de 1 caràcter, l'Outlook no farà el matx entre l'etiqueta provinent del servidor i la que acabem de crear, per tant, cal preocupar-se que els noms coincideixin.

Després a cadascuna li assignem un color, i si volem, una drecera del teclat, i llest! , tots els correus d'Outlook.com que se sincronitzin des d'ara inclouran la seva categoria o etiqueta de color corresponent. El millor de tot és que és una veritable sincronització, de manera que en assignar-li una etiqueta a un correu des de l'escriptori, aquest canvi es veurà reflectit al servidor ( sempre que els noms de categories locals i del servidor coincideixin).

Bonus: cerques ràpides a partir de les categories

Per treure encara més profit a les categories podem ancorar a la barra d'accés ràpid (la llista de botons que està sobre la Ribbon) un filtre per fer cerques ràpides segons categoria.

"

Per fer això cal activar primer el mode cerca>" "

Això sí, per defecte la cerca d&39;Outlook ens dóna resultats de totes les carpetes de correu en iniciar la cerca des de la safata de entrada, i aquest comportament afecta també el filtre de categories que acabem d&39;ancorar.Si volem canviar això per obtenir resultats només de la carpeta actual, hem d&39;anar a Fitxer (botó blau) > Opcions > Cerca i seleccionar Incloure resultats només de la carpeta actual. Si a futur volem fer una cerca que inclogui totes les carpetes, no hi ha problema, perquè al panell de cerca es dóna l&39;opció de canviar aquesta opció per a casos particulars (sense canviar l&39;opció per defecte)."